രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടത് എത്രത്തോളം

പേപ്പർ ഒരു വേദനയാണ്, ഒരു ഹോം ഫയലിംഗ് സംവിധാനം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഒരു ഡ്രഗ് ആയിരിക്കാം, എന്നാൽ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ ഒരിക്കലും നിങ്ങൾക്ക് ഒരിക്കലും അറിയില്ലെന്നതിനാൽ ചില രേഖകൾ നിങ്ങൾ തീർച്ചയായും തൂക്കിലേറ്റേണ്ടതുണ്ട്. ഡോക്യുമെന്റുകൾ സൂക്ഷിച്ചുവെക്കാൻ എത്ര സമയം വേണ്ടിവരും, നിങ്ങൾ അവരോടൊപ്പം ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾ അവരോടൊപ്പം ചേർക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ഒരു വീട്ടുപകരണ ഫയലിംഗ് സംവിധാനം ഉണ്ടാക്കുന്നതിനും സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു ദ്രുത റഫറൻസ് ഗൈഡായിട്ടാണ് പ്രവർത്തിക്കേണ്ടത്.

ആദ്യം, നിങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്ന പേപ്പറുകളുടെ അളവ് കുറയ്ക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക, ചുരുങ്ങുകയോ ചുരുക്കുകയോ ചെയ്യുക.

ഇതാണ് ജങ്ക് മെയിലുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നത്, ഇ-ബില്ലുകൾക്കായി സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യുക, ഫ്ളീയർ അംഗീകരിക്കാതിരിക്കുക, കൂപ്പണുകൾ ഉപയോഗിക്കരുത്, അല്ലെങ്കിൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ നിങ്ങൾക്കറിയില്ല എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് മനസ്സിലാകുന്നതു പോലെ നിങ്ങൾ കണക്ക് ചെയ്യേണ്ട മറ്റ് കുലകൾ.

നിങ്ങൾ വാസ്തവത്തിൽ അത് പൂഴ്ത്തിവയ്ക്കുന്നത് പോലെ തോന്നുന്ന സ്ഥലത്തേക്ക് പേപ്പർ തടസങ്ങളില്ലാതെ പോരാടുകയാണെങ്കിൽ, ഡെക്യുട്ടറ്റർ പ്രക്രിയയിലൂടെ നിങ്ങളെ നയിക്കാൻ കഴിയുന്ന പ്രൊഫഷണലിലേക്ക് എത്തിച്ചേരൂ.

രണ്ടാം ഘട്ട നിങ്ങൾക്ക് പകരം നല്ല മെയിൽ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾ ചെയ്യുന്ന മെയിലുകളെ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമായി നിങ്ങൾ എത്തിച്ചേർന്നിട്ടുണ്ട്, കുറച്ചധികം തവണ നിങ്ങൾ ഒരു വലിയ ഫിൽഡിംഗ് / ഷേർഡിംഗ് / റീസൈക്കിൾ സെഷൻ ചെയ്യേണ്ടതായി വരും.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഫയൽ സിസ്റ്റം സജ്ജമാക്കുക

ഇലക്ട്രോണിക് ഫയൽഫിപ്പിംഗ് സംവിധാനം സജ്ജീകരിച്ചുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ പേപ്പർ ഫയലിംഗ് ഒഴിവാക്കുന്നതിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് ഇടം ലാഭിക്കാനും പേപ്പർ ഘർഷണം ഒഴിവാക്കും. അത് ഒരു വിജയമാണ്. ഇക്കാലത്ത്, ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലിംഗ് സംവിധാനങ്ങൾ വളരെയധികം കാര്യക്ഷമമാവുന്നു. ആരംഭിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്കാനറും നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾ, ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിലോ ക്ലൗഡിലോ ഫോൾഡർ സിസ്റ്റം, ഒരു ബാഹ്യ ഹാർഡ് ഡ്രൈവ് എന്നിവ സൂക്ഷിക്കാൻ ഒരു സ്ഥലം ആവശ്യമാണ്.

വിവിധ തരം ഡോക്യുമെൻറുകൾക്കായി ഉദാഹരണങ്ങൾ (ഉദാഹരണങ്ങൾ: കുടുംബം, നികുതികൾ, ഓട്ടോ, ജനന സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ മുതലായവ) പൊതു ഫോൾഡർ സജ്ജീകരിക്കുക. ഇലക്ട്രോണിക്ക് ഫയൽ നിർമ്മാതാക്കൾക്ക് തിരയാവുന്നതിനാൽ പ്രമാണങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് വളരെ കൃത്യത ആവശ്യമില്ല.

തുടർന്ന്, ഓരോ പ്രമാണവും സ്കാൻ ചെയ്യുക കൂടാതെ ഉള്ളടക്കം അനുസരിച്ച് ഒരു ഫോൾഡറിൽ സംഭരിക്കുക.

പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രമാണങ്ങളുടെ പകർപ്പുകൾ സൂക്ഷിക്കുക

നിങ്ങളുടെ സുപ്രധാന പ്രമാണങ്ങൾക്ക് വിദഗ്ദ്ധർ പകർപ്പുകൾ സൂക്ഷിക്കുക.

ഇത് ഒരു കോപ്പി നിങ്ങളുടെ ക്ലൗഡ് സംഭരണത്തിലും ഹാർഡ് ഡ്രൈവിലുമൊക്കെയായിരിക്കുമെന്ന് ഇത് അർത്ഥമാക്കാം. നിങ്ങളുടെ ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലിംഗിൽ ഒരു കോപ്പി സൂക്ഷിക്കുകയും, ഒരു വമ്പൻ പകർപ്പ് അഗ്നി സുരക്ഷയുള്ള സുരക്ഷിതത്വത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഈ പ്രമാണങ്ങൾ എന്നേക്കും സംഭരിക്കുക

ഈ പ്രമാണങ്ങൾ എന്നെന്നേക്കുമായി സൂക്ഷിക്കണം:

• അക്കാദമിക് റെക്കോർഡ്സ് - ഡിപ്ലോമ, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്, ഒരു പോർട്ടിംഗ് വർക്ക് ഉപയോഗിക്കാനായി ഭാവിയിൽ ഉപയോഗിക്കേണ്ട ഏതൊരു പോർട്ട്ഫോളിയോ ജോലിയും.

• സ്വീകർത്താക്കൽ രേഖകൾ

• സ്നാപന സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ

• ജനന സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ

• മരണ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ - ടാക്സ് ആവശ്യകതകൾക്ക് ആവശ്യമായി വരും.

• ഡ്രൈവർ ലൈസൻസുകൾ

• എംപ്ലോയ്മെന്റ് റെക്കോർഡ് - ഏതെങ്കിലും ഘടകങ്ങൾ, കരാറുകൾ, അച്ചടക്കലി ഉപകരണങ്ങളും പ്രകടന അവലോകനങ്ങളും.

• വിവാഹ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ

• മെഡിക്കൽ റെക്കോർഡുകൾ

• സൈനിക റെക്കോർഡുകൾ

• പാസ്പോർട്ട്

• റിട്ടയർമെൻറ് പെൻഷൻ റെക്കോർഡ്സ്

• സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി കാർഡുകൾ

• വിൽസ്

കുറഞ്ഞ കാലയളവിൽ സംരക്ഷിക്കുക

നിങ്ങൾ സാധാരണയായി മാസംതോറും ആഴ്ചതോറും സ്പർശിക്കുന്ന ഈ പ്രമാണങ്ങൾ:

• ബാങ്ക് പ്രസ്താവനകൾ - 1 മാസം

• ബില്ലുകൾ - 1 വർഷം നികുതി അല്ലെങ്കിൽ വാറന്റിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മറ്റെന്തെങ്കിലും ബില്ലുകൾ അടച്ച ഉടൻ തന്നെ നീക്കം ചെയ്യണം.

• ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് ബില്ലുകൾ - പണമടച്ച ഉടനെ ഷേഡ് ചെയ്യണം.

• വീട് മെച്ചപ്പെടുത്തൽ രസീതുകൾ - വീട് വിറ്റ് വരെ സൂക്ഷിക്കുക.

• ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ് റെക്കോർഡ്സ് - നിങ്ങൾ അക്കൌണ്ട് അവസാനിപ്പിച്ച അല്ലെങ്കിൽ സുരക്ഷ വിറ്റ 7 വർഷത്തിനു ശേഷം.

• ലെയ്സുകൾ - നിങ്ങൾ നീക്കി, നിങ്ങളുടെ ഡെപ്പോസിറ്റ് ജന്മിമാരിൽ നിന്നും തിരികെ ലഭിക്കുന്നതുവരെ നിലനിർത്തുക.

• Paychecks / Pay Stubs - നിങ്ങളുടെ W-2 ലഭിക്കുന്നതുവരെ 1 വർഷം

• വിൽപ്പന രസീതുകൾ - വാറണ്ടിയുടെ ജീവൻ നിലനിർത്തുക. വാസ്തവത്തിൽ, ഇത് വീട്ടുപകരണങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക്സും പോലുള്ള പ്രധാന വാങ്ങലുകൾക്ക് മാത്രമേ ബാധകമാണ്. ഒരു സാധാരണ റിസപ്റ്റ് എനിക്ക് ആവശ്യമില്ലെന്ന് എനിക്ക് അറിയാമായിരുന്നിടത്തോളം ഞാൻ സാധാരണയായി പലചരക്ക് വസ്ത്രങ്ങൾ, വസ്ത്രങ്ങൾ എന്നിവക്കായി രസീതുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു.

• ടാക്സ് രേഖകൾ - നിങ്ങൾ സമർപ്പിച്ച 7 വർഷവും W-2 കളും രസീതുകളും പോലുള്ള എല്ലാ രേഖകളും ഉൾപ്പെടെ 7 വർഷം.

• വാഹന രജിഖറുകൾ - വള്ളം, കാർ അല്ലെങ്കിൽ മോട്ടോർസൈക്കിൾ വിൽക്കുന്നതു വരെ സൂക്ഷിക്കുക.

രേഖകൾ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാം

ഐഡൻറിറ്റി മോഷണത്തിൽ നിന്ന് നിങ്ങളെത്തന്നെ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രധാന മാർഗമാണ് ചിറകു. (സുരക്ഷാ വിദഗ്ദ്ധനായ ജേ ഫോളിയുമായുള്ള എന്റെ അഭിമുഖത്തിന് വായിക്കുക, ഐഡന്റിറ്റി മോഷണത്തിൽ നിന്ന് എങ്ങനെ സംരക്ഷിക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ച്). ശിരസ്സു ചെയ്യേണ്ടതെന്ത്? പൊതുവായ വിവരം അനുസരിച്ച് താഴെപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങളടങ്ങിയവയാണ്: അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ, ജന്മദിനം, കന്യാസ്ത്രീകൾ, പാസ്വേഡുകൾ, പിൻസ്, ഒപ്പ്, സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ.

വീണ്ടും, അത്തരത്തിലുള്ളവയല്ല.

അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ ഇവിടെയുണ്ട്:

രേഖകൾ ഇപ്പോഴും "സജീവമാണ്" എന്നാണെങ്കിൽ, അവ റഫറൻസിനായി നിങ്ങൾക്കായി മുറുകെ പിടിക്കുകയും ഒരു ലളിതമായ ഹോം ഫയൽ സിസ്റ്റം സ്ഥാപിക്കുകയും വേണം. ഇത് അർത്ഥമാക്കുന്നത് വിഷയം പ്രമാണങ്ങൾ ഫയൽ ചെയ്തതിനുശേഷം അവ ഉപയോഗത്തിലിരിക്കുമ്പോൾ അവ നീക്കം ചെയ്യപ്പെടും എന്നാണ്.

എന്ത് കൃത്രിമങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കണം?

ഈ പ്രമാണങ്ങളുമായി നിങ്ങൾ ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ അവയൊന്നും ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, ഇവിടെ എന്താണ് കുതിക്കേണ്ടത് (മറ്റെല്ലാം - കടലാസുപോലെയാണ് - നിങ്ങൾ വെറുതെ റീസൈക് ചെയ്യാം).

• ATM രസീതുകൾ

• ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ

• ജനന സർട്ടിഫിക്കറ്റ് കോപ്പി

• റദ്ദാക്കിയതും ചെക്കടയാളമുള്ളതുമായ ചെക്കുകൾ

• ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് ബില്ലുകൾ

• ക്രെഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകൾ

• ഡ്രൈവർ ലൈസൻസുകൾ (കാലഹരണപ്പെട്ടു)

• തിരിച്ചറിയുന്നതായ തൊഴിൽ രേഖകൾ

• കാലഹരണപ്പെട്ട പാസ്പോർട്ടുകളും വിസകളും

• നിക്ഷേപ അക്കൌണ്ട് # സെ

• നിയമപരമായ രേഖകൾ

• നിക്ഷേപം, ഓഹരി, വസ്തു ഇടപാടുകൾ

• ഒപ്പ് (ഇനങ്ങൾ, കരാറുകൾ, അക്ഷരങ്ങൾ) ഉള്ള ഇനങ്ങൾ

• ലഗേജ് ടാഗുകൾ

• മെഡിക്കൽ, ഡെന്റൽ റെക്കോർഡുകൾ

• സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുമായുള്ള പേപ്പേഴ്സ്

• പാസ്വേഡുകൾ അല്ലെങ്കിൽ PIN നമ്പറുകൾ

• അപൂർണ്ണ ലേഖനങ്ങൾ ചേർക്കുക

• പ്രീ-അംഗീകൃത ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് അപ്ലിക്കേഷനുകൾ

• അക്കൌണ്ട് നമ്പറുകൾ, ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് നമ്പറുകൾ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും തിരിച്ചറിയുന്ന വിവരങ്ങൾ എന്നിവ പരിശോധിച്ച് റെസിപ്റ്റുകൾ

• നികുതി രൂപങ്ങൾ

• അവയിൽ വിവരങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുന്ന ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ

• യാത്രാ യാത്രകൾ

• ഉപയോഗിച്ച എയർ ടിക്കറ്റുകൾ

• യൂട്ടിലിറ്റി ബില്ലുകൾ (ടെലിഫോൺ, ഗ്യാസ്, ഇലക്ട്രിക്, വെള്ളം, കേബിൾ ടിവി, ഇന്റർനെറ്റ്)

ഈ പ്രമാണങ്ങൾ പരിശോധനയ്ക്കായി സൂക്ഷിക്കാൻ സജ്ജമാവുന്ന ഫ്ലെക്സിങ് സംവിധാനം ഉറപ്പുവരുത്തുക, അവ ആവശ്യമില്ലാത്തപ്പോൾ അവ നീക്കം ചെയ്യും.

നിങ്ങൾ നടത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നതെന്തും നടപടിയെടുക്കണം, സംഘടിച്ച് സമർപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. എനിക്ക് എന്റെ ഹോം ഫയൽ സിസ്റ്റം ഇഷ്ടമാണ്.