എന്റെ ജോലിയിൽ ഞാൻ ആശയവിനിമയ രംഗങ്ങളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, ഏറെക്കുറെ ലാഭേച്ഛയില്ലാതെ പ്രവർത്തിക്കുന്ന സംഘടനകൾ. ഞാൻ ചെയ്യുന്ന പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഒരു ഭാഗം ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, ആന്തരികവും ബാഹ്യവുമായ ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള ഒരു തന്ത്രമാണ് ഞങ്ങൾക്കുള്ളത്. അടുത്ത ആറു മാസത്തിനുള്ളിൽ എന്റെ നിലവിലുള്ള ഓർഗനൈസേഷൻ നടത്താൻ ഒരു ഓഫീസ് നീക്കം ചെയ്യാനുള്ള ഒരു പ്ലാൻ വികസിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യും .
ആശയവിനിമയത്തെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കാൻ പോലും സമയമില്ലാത്ത ഒരു ഓഫീസിൽ നിങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യാൻ പല നടപടികളും ഉണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾ വിചാരിച്ചേക്കാമെങ്കിലും ജീവനക്കാരും ക്ലയന്റുകളും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ഒരു സ്ട്രാറ്റജിൻ സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നോ രണ്ടോ ദിവസം എടുത്തേ തീരൂ. വരാനിരിക്കുന്ന മാറ്റങ്ങളുടെ .
ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുക വഴി അവർ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്നതാണ് .
ആന്തരിക ആശയവിനിമയങ്ങൾ ഈ കീ സന്ദേശങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തണം:
- ഒരു കൃത്യമായ ടൈംലൈൻ: നീങ്ങാനുള്ള എല്ലാ പ്രധാന ഘട്ടങ്ങളും നിങ്ങൾക്ക് പട്ടികയിൽ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- പാക്കേജിംഗ് നിർദ്ദേശങ്ങൾ: ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ ഓഫീസുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ക്യൂളുകൾ എങ്ങനെ കൈമാറണമെന്ന നിർദ്ദേശങ്ങളടങ്ങിയിട്ടുണ്ട് . പാക്കേജിംഗ് മെറ്റീരിയലുകൾ എവിടെയൊക്കെ കൈമാറണം, പാക്കേജിംഗിനും സമയപരിധിയ്ക്കുള്ള ഉത്തരവാദിത്തവും ഇവയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
- ഏതെങ്കിലും ഓഫീസ് അടയ്ക്കുന്നതിനുള്ള മുൻകൂർ അറിയിപ്പ് : ആവിഷ്കരിക്കുമ്പോൾ, ഓഫീസ് ഉപകരണങ്ങളും ഫർണിച്ചറുകളും മാറ്റുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് ഓഫീസ് അടയ്ക്കേണ്ടിവരും . നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാർ ഈ തീയതികളെക്കുറിച്ച് ബോധവാന്മാരാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക. ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനം നീങ്ങുമ്പോഴും അവ എങ്ങനെ അവരുടെ വർക്ക് ഷെഡ്യൂളിലും ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കും എന്നതിനെക്കുറിച്ചും ഉറപ്പാക്കുക.
- പുതിയ ഓഫീസ് പ്ലാൻ: പുതിയ സ്ഥലം എങ്ങനെ തുടങ്ങും, ഓഫീസുകൾ എങ്ങനെ സജ്ജമാക്കും എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ആദ്യം അറിയാൻ സ്റ്റാഫ് ആഗ്രഹിക്കുന്നു. അവർക്ക് ഇപ്പോഴും സ്വന്തം ഇടം ഉണ്ടോ, അതോ ഇപ്പോൾ അവർ ഒരു ക്യുബിക്ക് അല്ലെങ്കിൽ ഓപ്പൺ ഫ്ലോർ പ്ലാൻ ആയിരിക്കുമോ? അവരുടെ തൊഴിൽ ഇടം എങ്ങനെ മാറിയാലും ജീവനക്കാരെ അറിയിക്കാൻ നിങ്ങൾ ഒരു വഴിയുണ്ടാക്കുക.
- പുതിയ സ്ഥലം, പാർക്കിങ്, യാത്രാമാർഗം ഓപ്ഷനുകൾ: പുതിയ സ്ഥലത്തേക്കുള്ള ഗതാഗതം ഒരുക്കാൻ പുതിയ സ്ഥലത്തെക്കുറിച്ച് ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും സ്റ്റാഫ് ഓഫർ ചെയ്യുക.
എല്ലാ പ്രധാന സന്ദേശങ്ങളും നിങ്ങൾ നിർണ്ണയിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഈ സന്ദേശങ്ങൾ എങ്ങനെ മികച്ച രീതിയിൽ എത്തിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്. നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന രീതി, സന്ദേശ തരം അനുസരിച്ച് തീരുമാനിക്കണം.
ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി ഇൻട്രാനെറ്റ് വഴി ടൈംലൈൻ എളുപ്പത്തിൽ വിതരണം ചെയ്യാവുന്നതാണ്; അതേസമയം, ചോദ്യങ്ങളുടെ ഉത്തരങ്ങൾ ചോദിക്കാനും ഉത്തരം നൽകാനും ഉദ്യോഗസ്ഥർ യോഗത്തിൽ ഓഫീസ് ക്ലോസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
സ്റ്റാഫിലെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനുള്ള മാർഗങ്ങൾ:
- ഇൻട്രാനെറ്റ്: ആ ഇൻട്രാനെറ്റുള്ള ആ കമ്പനികൾ അല്ലെങ്കിൽ ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക്, മിക്ക സന്ദേശങ്ങൾക്കും ഇത് ഏറ്റവും മികച്ച പ്ലാറ്റ്ഫോമാണ്. ഇത് എല്ലാ ജീവനക്കാരെയും എത്തുന്ന ഫയലുകളിലേക്കും വിവരങ്ങളും എളുപ്പത്തിൽ അപ്ഡേറ്റുചെയ്യാൻ പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.
- വ്യക്തിഗത കൂടിക്കാഴ്ചകൾ: സന്ദേശം എന്തുതന്നെയായാലും, സ്റ്റാഫ് മീറ്റിംഗുകൾ അറിയിപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നതിനും ജീവനക്കാരെ പൂർണ്ണമായി ചർച്ച ചെയ്യാൻ അവസരമാക്കുന്നതിനും ഒരു നല്ല ഇടമാണ്. വിവരങ്ങൾ എങ്ങനെ ആശയവിനിമയം ചെയ്യുമെന്നത് അവലോകനം ചെയ്യാനായി മീറ്റിംഗ് സമയം ഉപയോഗിക്കാനും കഴിയും, അതിനാൽ അവർക്ക് അറിവു നൽകും.
- ഇമെയിൽ: ഇമെയിൽ എളുപ്പത്തിൽ, വിവരം റിലേ ചെയ്യാൻ ഏറ്റവും മികച്ച മാർഗമല്ല. ആളുകൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ കഴിയാത്ത നിരവധി ഇമെയിലുകൾ അയയ്ക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല. നിങ്ങൾ ഇമെയിൽ ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, വിവരങ്ങൾ മാത്രമേ ലഭ്യമാക്കാൻ കഴിയൂ എന്ന് ആളുകൾക്ക് അറിയാൻ ഇത് മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.
- പൊതുവായ ഫോൾഡറുകൾ : നിങ്ങൾക്ക് ഇൻട്രാനെറ്റ് ഇല്ലെങ്കിൽ, ആളുകൾക്ക് ആക്സസ് ചെയ്യണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിനുള്ള അടുത്ത മികച്ച മാർഗ്ഗമാണ് എല്ലാവരേയും ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഒരു നെറ്റ്വർക്ക് ഡ്രൈവിൽ ഒരു പൊതുവായ ഫോൾഡർ സൃഷ്ടിക്കുന്നത്.
- ബുള്ളറ്റിൻ ബോർഡ്: വിവരങ്ങൾ പോസ്റ്റുചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു ഭൌതിക സ്ഥലം, ചെയ്യാൻ ഒരു മഹത്തായ കാര്യമാണ്. ആളുകൾ അത് പലപ്പോഴും പരിശോധിക്കാൻ മാത്രമല്ല, അവരുടെ ഉത്കണ്ഠകൾ ചർച്ച ചെയ്യാനും ചർച്ച ചെയ്യാനും കഴിയുന്ന ഒരു സ്ഥലവും അത് നൽകുന്നു.