അടിസ്ഥാന ഇമെയിൽ ആചാരങ്ങൾ

ആളുകൾ ഇപ്പോൾ എഴുതിയ ആശയവിനിമയ സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നതിനുള്ള പ്രാഥമിക മാർഗങ്ങളിൽ ഒന്നാണ് ഇമെയിൽ, അത് ഒരിക്കലും മാറാൻ സാധ്യതയില്ല. ഇത് എളുപ്പവും വേഗതയുമുള്ളതും സ്റ്റാമ്പ് ആവശ്യമില്ല.

മെയിലിൽ ഒരു അക്ഷരത്തിലോ പ്രതികരണത്തിനോ ഒരാഴ്ചയോ അതിലധികമോ കാത്തിരിക്കേണ്ടി വരുന്ന ദിവസങ്ങളാണ് നീങ്ങിയത്. നിങ്ങളുടെ envelopes തൂക്കിയിട്ട് ബില്ലുകളും അക്ഷരങ്ങളും മതിയായ സ്റ്റാമ്പുകൾ എടുക്കുന്നതിന് പോസ്റ്റ് ഓഫീസിലെ അടിയന്തര പ്രവർത്തികൾ ആവശ്യമില്ല. വാസ്തവത്തിൽ, പലരും ഒരിക്കലും ഒരു കവറിനെ അഭിസംബോധനചെയ്യാനോ അല്ലെങ്കിൽ യുഎസ് പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് വഴി ഒരു കത്ത് അയച്ചിട്ടില്ല.

വ്യക്തിപരമായും ബിസിനസ്സിലുമായും ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും എളുപ്പവും വേഗമേറിയതുമായ മാർഗങ്ങളിൽ ഒന്നാണ് ഇമെയിൽ. ബിസിനസ്സിൽ തുടരാനുള്ള വഴികൾ കണ്ടെത്താൻ എല്ലായ്പ്പോഴും എല്ലായ്പ്പോഴും അമേരിക്കൻ ഐക്യനാടുകളിലെ പോസ്റ്റൽ സേവനം പോരാടുന്നതുപോലുള്ള ഒരു പ്രതിഭാസമായി ഇത് മാറിയിരിക്കുന്നു.

ഇപ്പോൾ Netiquette എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്ന ഇമെയിൽ മര്യാദകൾ നിലവിലെ സംസ്കാരത്തിന് ഒരു ചൂടൻ വിഷയമാണെന്നതിൽ അത്ഭുതമില്ല. അമേരിക്കൻ ജനസംഖ്യയുടെ വിശാലമായ ഒരു വിഭാഗം ഓരോ ദിവസവും ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നു. മിക്ക ബിസിനസ്സുകളും ദിവസം മുഴുവൻ ജീവനക്കാർക്ക് ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിന് ഇമെയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു . ഏതാണ്ട് എല്ലാ വീട്ടിലും ഇന്റർനെറ്റ് ആക്സസ് ഉള്ള ഒരു കംപ്യൂട്ടറാണ് ഉള്ളത്. അമ്മമാർ, ഡാഡുകൾ, കുട്ടികൾ, കൗമാരക്കാർ, മുതിർന്ന മാതാപിതാക്കൾ എന്നിവരോടൊപ്പമോ അല്ലെങ്കിൽ ഇവയിൽ അധികവും ഇ-മെയിലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു.

ഞങ്ങൾ ഒരു മൈക്രോവേവ്, ഇൻറർനെറ്റ് ഡ്രൈവ് ചെയ്ത സൊസൈറ്റിയിൽ താമസിക്കുന്നു. ആരും അത് വളരെ ദീർഘവും വ്യക്തിപരവുമാണെങ്കിലും, ദീർഘമായ ഒരു കത്ത് എഴുതാൻ സമയമെടുക്കാൻ ആരും ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല. എന്നിരുന്നാലും, നെയ് മെയിലിനേക്കാൾ മികച്ച രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന നിരവധി സാഹചര്യങ്ങളുണ്ട്.

നിങ്ങൾ ഇമെയിൽ കുറിപ്പുകൾ രചിക്കുമ്പോൾ മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ട ചില സൂചനകളും ഒഴിവാക്കലുകളും ഇതാ.

1. തയാറാക്കുക. നിങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിൽ ടൈപ്പ് ആരംഭിക്കുന്നതിനു മുമ്പ്, അത് ഒരു പ്രാരംഭ കുറിപ്പോ അല്ലെങ്കിൽ പ്രതികരണമോ ആകട്ടെ, നിങ്ങൾ ആശയവിനിമയം ചെയ്യാൻ താൽപ്പര്യപ്പെടുന്നത് എന്താണെന്ന് സ്വയം ചോദിക്കണം. ചുരുക്കത്തിൽ, എഴുതാനുള്ള നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യം എന്താണ്? ഒരിക്കൽ നിങ്ങൾക്ക് അറിയാമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം പൂർത്തീകരിക്കാമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിന് അത് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പൂർത്തിയാക്കിയ ഇമെയിൽ വായിക്കാൻ കഴിയും. അതു നിങ്ങൾക്കും നിങ്ങളുടെ മക്കൾക്കും അവകാശമായിത്തീർന്നുവല്ലോ; പാഠം ആശയക്കുഴപ്പത്തിലായതോ, പരുഷമായോ വ്യക്തതയില്ലാത്തതോ ആണെങ്കിൽ നിങ്ങൾ വീണ്ടും ആരംഭിക്കണം.

1. ആശയവിനിമയം നടത്തുക. ഈ മെയിൽ ലഭിക്കുന്ന യഥാർത്ഥ വ്യക്തിയുമായി നിങ്ങൾ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതായി ഓർക്കുക. അത് മനസ്സിൽ സൂക്ഷിച്ച്, ആ വ്യക്തിയെ വ്യക്തിപരമായി വിളിച്ച് ബഹുമാനിക്കണം. സ്വീകരിച്ച ഒരു ഇമെയിലിനുള്ള മറുപടിയാണെങ്കിൽ, കുറിപ്പിന്റെ തുടക്കത്തിൽ എന്തെങ്കിലും ചോദ്യമോ അഭ്യർത്ഥനയോ നടത്താൻ സമയമെടുക്കും.
2. ശ്വസിക്കുക. നമ്മൾ എല്ലാവരും ഏതെങ്കിലും ഒരു ഘട്ടത്തിൽ അല്ലെങ്കിൽ നമ്മുടെ സംതൃപ്തി നഷ്ടപ്പെടുന്ന മറ്റൊരു സാഹചര്യത്തിൽ കുറ്റക്കാരനാണെന്ന്. നിങ്ങൾക്ക് കോണികൾ ഉണ്ടാകുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുകയോ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളെ എതിർക്കുകയോ ചെയ്താൽ, ദയയോടെ പ്രതികരിക്കരുത്. ഉയർന്ന റോഡാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ അംഗീകരിക്കുന്നതിന് മാത്രം പ്രതികരിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പ്രതികരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് കുറച്ചു സമയം എടുക്കുക, അതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് ശാന്തമായ ഒരു സന്ദേശം നൽകുക വഴി നിങ്ങൾക്ക് ശാന്തമാകും. കോപത്തിൽ ഒരു ഇ-മെയിൽ (അല്ലെങ്കിൽ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ മറ്റേതെങ്കിലും രീതി) പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ഒരിക്കലും ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല. നമ്മൾ ദേഷ്യം അനുഭവിക്കുമ്പോൾ നമ്മൾ അർത്ഥമാക്കുന്നത് അല്ലെങ്കിൽ പറയാതിരിക്കാത്ത കാര്യങ്ങൾ (അല്ലെങ്കിൽ എഴുതുക) പറയാം. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ അയച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, അത് എന്നെന്നേക്കും അവിടെയുണ്ട്.
3. സുതാര്യമായിരിക്കുക. നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിനെ ബന്ധപ്പെടുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു യഥാർത്ഥ പ്രാതിനിധ്യം നിങ്ങളുടെ വിഷയ ലൈൻ ആയിരിക്കണം. മെയിലിൻറെ വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ശൈലികൾ ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾ ഒരു ബിസിനസ്സ് അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിഗത ഇമെയിൽ രചിക്കുകയാണോ എന്നത് ശരിയാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, അടുത്ത ആഴ്ച നിങ്ങളുടെ സന്ദർശനത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങളുടെ അമ്മയ്ക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ വിഷയം "നിങ്ങളുടെ സന്ദർശനം" പോലെ വായിക്കണം.

1. ഗവേഷണം. നിങ്ങൾ ബിസിനസ് അസ്സോസിയേറ്റിലേക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ അവളുടെയോ അവളുടെ അവസാന നാമവും ശീർഷകവും ഉപയോഗിക്കാൻ അനുയോജ്യമാണ്. ഗവേഷണം ചെയ്യുക, സ്വീകർത്താവിന് ശരിയാക്കണം. കമ്പനിയെ പ്രസിഡന്റ് മിസ്റ്റർ ടെയ്ലർ അല്ലെങ്കിൽ പ്രസിഡന്റ് ടെയ്ലർ എന്ന് വിളിക്കാം.
2. അക്ഷരപ്പിശക് പരിശോധന. നിങ്ങൾ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന സമയത്ത് അക്ഷരപ്പിശക് പരിശോധന വളരെ പ്രധാനമാണ്. പിശകുകൾ നിറഞ്ഞ ഒരു കുറിപ്പ് നിങ്ങൾ അയയ്ക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ അസ്വാസ്ഥ്യം ആണെന്ന് അല്ലെങ്കിൽ അത് വിശദമായി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യമില്ലെന്ന് ആശയവിനിമയം ചെയ്യുന്നു. എല്ലായ്പ്പോഴും സ്പെൽചെക്ക് പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ യാന്ത്രിക-തിരുത്തലുകൾ വരുത്തുന്ന പ്രോഗ്രാം ഉപയോഗിക്കുക. തുടർന്ന് നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന വാക്കുകൾ വ്യത്യസ്തമായ ഒന്നിലേക്ക് യാന്ത്രികമായി ശരിയാക്കിയിട്ടില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ വീണ്ടും അത് വായിക്കുക.
3. പ്രൂഫ്. നിങ്ങൾ അയയ്ക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും ഇമെയിലിന്റെ ഒരു ദ്രുത പ്രൂഫ് വായന നടത്താൻ ആവശ്യമായ ചില നിമിഷങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ മിനിറ്റുകൾ നിങ്ങൾ എടുക്കണം. ഏതെങ്കിലും വിഷമകരമായ വാക്യങ്ങൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ കാണാതായ വിരാമചിഹ്നങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുന്നതിനോ ഈ സമയം എടുക്കുക.

1. ടോണിനായി കാണുക. ചിലപ്പോൾ നിങ്ങൾ ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായ ഒരു ഇമെയിൽ വന്നേക്കാം. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ ടോൺ വളരെ പ്രധാനമാണ് കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിൽ വളരെ പ്രധാനമാണ്. കാരണം എഴുതപ്പെട്ട ആശയവിനിമയം കാരണം നിങ്ങളുടെ ടോൺ മനോഹരമാണെന്നും നിങ്ങൾ പറയുന്നതെന്താണെന്നതിന്റെ യഥാർത്ഥ പ്രാതിനിധ്യമാണെന്നും നിങ്ങൾ ഉറപ്പുവരുത്തണം. നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താവിന് ശബ്ദം കേൾക്കാനോ നിങ്ങളുടെ മുഖത്ത് പുഞ്ചിരി കാണാനോ കഴിയില്ലെന്ന കാര്യം ഓർക്കുക. നിങ്ങളുടെ എഴുത്ത് എല്ലാം മുൻകൂട്ടി അറിയിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഏതെങ്കിലും രീതിയിൽ തെറ്റിദ്ധരിക്കപ്പെടാവുന്ന മെയിലിലെ ഏതെങ്കിലും ഭാഷ നിങ്ങൾ ഒഴിവാക്കണം.
2. ചെറുതും മധുരവുമുള്ളതാവുക. നിങ്ങൾ ഇമെയിൽ അയക്കുമ്പോൾ ഒരു നോവൽ എഴുതാതിരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. മിക്ക ആളുകളും യഥാർത്ഥത്തിൽ ഒരു ഇമെയിലിൽ വായിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല. ഇമെയിൽ അനിവാര്യമാണെങ്കിൽ, പ്രധാന ആശയങ്ങൾ ഉയർത്തിക്കാണിക്കുക, ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകൾ ഉപയോഗിച്ച്, അല്ലെങ്കിൽ വിഷയം ആദ്യ ഖണ്ഡികയിൽ സംഗ്രഹിക്കുക വഴി സ്വീകർത്താവിനെ സഹായിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക.
3. നന്നായി ആശയവിനിമയം നടത്തുക. നിങ്ങളുടെ വായനക്കാരനെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ എഴുത്തിൽ വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവുമായ സമയം കണ്ടെത്തുക. നിങ്ങൾ ഒരു സുഹൃത്തിന് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ രചന ശൈലിയിൽ നിങ്ങൾ കൂടുതൽ ആകാംക്ഷയുള്ളവരായിരിക്കാം. എന്നിരുന്നാലും, ഇത് ഒരു ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയമാണെങ്കിൽ , കൃത്യമായ വ്യാകരണം ഉപയോഗിക്കാതിരിക്കുക, നിങ്ങൾക്ക് കുറഞ്ഞ പ്രൊഫഷണലായി തോന്നുന്ന ചിഹ്നങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഇമോജികൾ ഉപയോഗിക്കുക.

ഇമെയിൽ ആശയവിനിമയം വളരെ ജനപ്രിയമാണ്. സുവർണനിയമം ഏറ്റെടുക്കാൻ സമയമെടുക്കുക, നിങ്ങൾ ഒരു പോളിഷ് എഴുത്തുകാരൻ എന്ന നിലയിലേക്ക് ദീർഘനേരം പോകും.

എഡിബിറ്റ് ചെയ്തത് ഡെബി മേയ്ൻ