ശരിയായ ഇമെയിൽ ആചാരത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം

അയച്ച വ്യക്തിയെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് ആശ്ചര്യമുണ്ടാക്കിയ ഇമെയിൽ എപ്പോഴെങ്കിലും നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടോ? അല്ലെങ്കിൽ മോശമായത്, പിന്നീട് നിങ്ങൾ ഖേദിക്കുന്നു എന്ന് നിങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിൽ അയച്ചുവോ?

ഒരു മോശമായ ഇ-മെയിൽ ലഭിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ തലയെ കുലുക്കുക, ഭൂമിയിൽ എന്താണു ചിന്തിക്കുന്നതെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. അതു അയച്ചിരിക്കുന്ന ഒരാൾ മറ്റൊരാളുടെ മഹാദിവസത്തെ നശിപ്പിക്കും, അതിനുശേഷം പ്രതികൂലമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ ഉണ്ടാകാം.

ഒരു ഇമെയിൽ ഓഫ് ചെയ്തുകൊണ്ടുള്ള വേഗത അത് ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള മുൻഗണന രീതിയാക്കി മാറ്റി. നിങ്ങൾ ഒരു വ്യക്തിഗത അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, ശരിയായ മാനദണ്ഡം പാലിക്കുന്നത് തെറ്റായ ആശയവിനിമയമോ ഹാർഡ് വികാരമോ തടയുന്നതിന് അത്യാവശ്യമാണ്.

നിങ്ങൾ പരിഗണിക്കപ്പെടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതുപോലെ സ്വീകർത്താവിനെ ചികിത്സിച്ചുകൊണ്ട് സുവർണനിയമം പിൻപറ്റുക. ഏതെങ്കിലും ഇമെയിലിൽ "അയയ്ക്കുക" ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു മിനിറ്റ് എടുത്ത് അത് വായിക്കാൻ കൂടുതൽ വായിക്കുക. ഇ-മെയിൽ ഫലപ്രദമായ ഉപയോഗം നിങ്ങളുടെ സൂപ്പർവൈസർ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു നല്ല വെളിച്ചത്തിൽ നിങ്ങളെ ഇട്ടശേഷവും ഒരു പ്രമോഷനായി സമയമാകുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രതീതി നൽകാം.

• 10/01

  സ്വകാര്യത ഏറ്റെടുക്കരുത്

  നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയും വ്യക്തിഗത ഇമെയിലും സ്വകാര്യമായിരിക്കില്ല എന്നത് ഓർമ്മിക്കുക. നിങ്ങളുടെ കമ്പനിക്ക് ഓഫീസിൽ നിന്ന് അയച്ചത് വായിക്കുന്നതിനുള്ള അവകാശം ഉണ്ട്, അതിനാൽ ജോലിയിൽ നിന്ന് വ്യക്തിപരമായ അല്ലെങ്കിൽ വളരെ സെൻസിറ്റീവായ വിവരങ്ങൾ എഴുതുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യരുത്. വീട്ടിൽ നിന്നുള്ള സ്വകാര്യ ഇമെയിൽ ഫോർവേഡ് ചെയ്തേക്കാം, അതിനാൽ തെറ്റായ വ്യക്തിയെ എത്തുന്നെങ്കിൽ അത് ഒരു പ്രശ്നത്തിന് ഇടയാക്കിയേക്കാവുന്ന രചനകളിൽ ഒന്നും ചെയ്യരുത്.

• 02 ൽ 10

  നിന്ദ്യമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക

  നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിൽ നിന്ദ്യമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക. മറ്റൊരാളോ അല്ലെങ്കിൽ കമ്പനിയോ സംബന്ധിച്ച് വംശീയ, ലൈംഗികത അല്ലെങ്കിൽ നെഗറ്റീവ് പരാമർശങ്ങൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു അശ്ലീല ഇമെയിൽ ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് ആരോടും മറുപടി നൽകുകയോ ഫോർവേഡ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യരുത്. നിങ്ങളുടെ ബോസിനെക്കുറിച്ച് തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കാനാകുന്ന എന്തും പറയാൻ ഇമെയിൽ ഒരിക്കലും ഉപയോഗിക്കരുത്.

• 10 ലെ 03

  അലറിക്കരുത്

  നിങ്ങൾ വലിയക്ഷരങ്ങളിൽ ടൈപ്പുചെയ്യുമ്പോൾ ഓർക്കുമ്പോഴെല്ലാം നിങ്ങളുടെ മെയിൽ വരും. അവരുടെ സന്ദേശം വായിക്കാൻ എളുപ്പമാകുമെന്ന് ചിലർ കരുതുന്നു, പക്ഷേ അങ്ങനെയല്ല. സ്റ്റാൻഡേർഡ് കേസിൽ അക്ഷരങ്ങൾ വായിക്കുമ്പോൾ കണ്ണിൽ എളുപ്പത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഫോണ്ട് ഉപയോഗിക്കുക.

• 10/10

  നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക

  നിങ്ങളുടെ മെയിലുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പായി അവയെ എഡിറ്റുചെയ്യുക. നിങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായ വ്യാകരണമുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ സ്പെൽചെക്കർ ഉപയോഗിക്കുക, എല്ലാ ബിസിനസ്സ് ഇമെയിലുകളും ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾ എപ്പോഴും എഴുത്തുകാരുടെ പ്രൊഫഷണലായി സ്വയം അവതരിപ്പിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശിച്ച പോയിന്റ് ഉടനീളം ലഭിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിന് നിങ്ങൾ അത് എഴുതിയ ശേഷം വ്യക്തിപര ഇമെയിൽ പരിശോധിക്കുക. ഒരൊറ്റ വാക്കിൽ ഇടിച്ചിടാൻ ഒരു വാക്യത്തിന്റെ അർത്ഥം മാറ്റാൻ കഴിയും.

• 10 of 05

  ജാഗ്രതയോടെ മറുപടി നൽകുക

  നിങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്ന ഇമെയിലുകൾക്ക് മറുപടി നൽകുന്നതിനുള്ള ശരിയായ മാർഗം അറിയുക. "ടു", "സിസി" എന്നീ ഫീൾഡുകളിൽ അയയ്ക്കുന്നയാളിന്റെയും മറ്റുള്ളവരുടെയും ശ്രദ്ധ പിടിച്ചുപറ്റുക. നിങ്ങളുടെ "സംരക്ഷിച്ച" ഫോൾഡർ വളരെ തടസമാകാൻ അനുവദിക്കുന്നതിനേക്കാൾ വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കുക.

  ശീർഷകത്തിൽ ലിസ്റ്റുചെയ്തത് ആരാണെന്ന് കാണുന്നതിന് മുമ്പ് "എല്ലാം മറുപടി നൽകുക" അമർത്തുന്നതിൽ നിന്ന് ഒഴിവാക്കുക. നിങ്ങളുടെ പ്രതികരണം ലിസ്റ്റിലെ മറ്റുള്ളവരെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കാം അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് പരിചയമില്ലാത്ത ആളുകൾക്ക് അനാവശ്യ വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങൾ മാത്രം അയയ്ക്കുന്ന വിവരങ്ങൾക്ക് എല്ലാവരും ആവശ്യമാണെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പുണ്ടെങ്കിൽ മാത്രമേ നിങ്ങൾ "എല്ലാം മറുപടി നൽകുക" ക്ലിക്കുചെയ്യണം.

• 10/06

  ഇമെയിൽ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് സ്വയം പരിചയപ്പെടുത്തുക

  ഇമെയിലുകളുടെ ഉപകരണങ്ങളും തരങ്ങളും അറിയുക. ഇതിൽ "," "സിസി," "ബിസിസി," സബ്ജക്ട് ലൈനുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. പ്രധാന സ്വീകർത്താവ് "മുതൽ" ഫീൽഡിൽ ആയിരിക്കണം. നിങ്ങൾ ആരോ പകർത്താൻ ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ, നിങ്ങൾ സാധാരണയായി ആ വ്യക്തിയെ "സിസി" അല്ലെങ്കിൽ കാർബൺ കോപ്പി ഫീൽഡിൽ ചേർക്കും. മറ്റുള്ളവരുടെ അറിവില്ലായ്മയിലൂടെ മറ്റുള്ളവർക്ക് പകർപ്പെടുക്കണമെങ്കിൽ, "bcc" അല്ലെങ്കിൽ ബ്ലൈൻഡ് കാർബൺ കോപ്പി ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾ അയക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ അറിയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ആളുകളെ മാത്രം പകർത്തുക.

  ഒരിക്കലും ചെയിൻ ഇമെയിലുകൾ കൈമാറരുത്. ഇത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള, അടിച്ചമർത്തൽ ജനങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ബോക്സുകൾ വിദ്വേഷം പോലെയാകാം . നിങ്ങൾ സത്യസന്ധതയുള്ളതോ അല്ലാത്തതോ ആയ സന്ദേശങ്ങൾ അയച്ച വ്യക്തിയാകാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല.

  ഒരു ബിസിനസ്സ് സംബന്ധിക്കുന്ന ഇമെയിലിനായി നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും വിഷയം ലൈൻ പൂരിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്, ഇത് വ്യക്തിഗത ഇമെയിലിൽ മുൻഗണന നൽകും. വിഷയം ലൈൻ കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുക, കൂടാതെ മെയിലിംഗിൽ ഒരു വിഷയം മാത്രമേയുള്ളൂ.

• 07/10

  ചുരുക്കത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുക

  മിക്ക ആളുകളും നീണ്ട, വാക്കുകളുള്ള സന്ദേശങ്ങളേക്കാൾ ലഘു ഇമെയിലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കണം. സാധ്യമെങ്കിൽ, രണ്ട് വാക്യങ്ങളിൽ നിങ്ങളുടെ പോയിന്റ് പ്രസ്താവിക്കുക. ആളുകൾക്ക് അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ അറിയാൻ ഒരു ആമുഖ ഖണ്ഡികയുമായി ഒരു വലിയ സന്ദേശം ആരംഭിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നിലധികം വിഷയങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം മെയിലിൽ ഒന്നിലധികം മെയിലിംഗുകളായി ഒന്നാക്കി വിഭജിക്കാം.

• 08-ൽ 10

  നിങ്ങളുടെ ടോൺ കാണുക

  നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ആശയവിനിമയങ്ങളിൽ പോസിറ്റീവ് ടോൺ നിലനിർത്തുക. സ്നാർക്കിങ് സംവാദങ്ങൾ രസകരമാകാത്തതിനേക്കാൾ ഊർജ്ജസ്വലനാകാം എന്ന് ഓർക്കുക. വോയിസ് ആശയവിനിമയങ്ങൾക്ക് ശബ്ദമൂല്യമുള്ള ഹാസ്യത്തെ സംരക്ഷിക്കുക, അങ്ങനെ മറ്റുള്ളവർക്ക് നിങ്ങളുടെ ശബ്ദം കേൾക്കാൻ കഴിയും. ഇതിൽ കോപവും ഉൾപ്പെടുന്നു. നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും രോഷാകുലരായ ഇമെയിലുകൾ അയക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ ജോലി ചെയ്യുന്നതോ ശ്രദ്ധിക്കുന്നതോ ആയ ആരെയെങ്കിലും തകർക്കാൻ ഇടയാക്കിയേക്കാം.

• 10 ലെ 09

  വിവേചനാധികാരം ഉപയോഗിച്ച് മുൻഗണനാ പതാകകൾ ഉപയോഗിക്കുക

  നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഉയർന്ന മുൻഗണന ഫ്ലാഗ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. ഇത് വളരെയധികം ഉപയോഗിക്കുന്നത് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്ന വിപരീത ഫലമായിരിക്കും കൂടാതെ സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് മുൻഗണനാ പട്ടികയുടെ ചുവടെ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യും.

• 10/10 ലെ

  നിങ്ങളുടെ പേര് സൈൻ ചെയ്യുക

  നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ സൈൻ ചെയ്യാൻ മറക്കരുത്. സ്വീകർത്താക്കൾ സ്ക്രോൾ ചെയ്യാനും സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നവരെ കണ്ടെത്താനും ഉണ്ടെങ്കിൽ അവർ അലോചിപ്പിച്ചേക്കാം. ഫോണിന്റെ പ്രതികരണം നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ആ വ്യക്തിയെ ഫയൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാമെങ്കിലും, നമ്പർ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. സമയം ലാഭിക്കാൻ ഇ-മെയിലുകളുടെ ഉദ്ദേശം, അവൻ അല്ലെങ്കിൽ അവൾ ചെയ്യുന്നതെന്തും നിർത്തുന്നത് നിർത്തലാക്കുന്നത് നിർത്തലാക്കും. നിങ്ങൾ ഒരു സിഗ്നേച്ചർ വരി ഉണ്ടെങ്കിൽ, അത് ശരിയായ ഇമെയിൽ വിലാസവും ഫോൺ നമ്പറും ഉപയോഗിച്ച് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്ത് നിലനിർത്തുക.